Л ятото по българското Черноморие обикновено настъпва рязко. В рамките на дни обектите в Бургаска област преминават от относително спокойно темпо към пълно натоварване.
Кафета се правят още от ранните часове. Водата изречезва от складовете по-бързо, отколкото се очаква. Баровете влизат в ритъм, който продължава до късно през нощта. В същото време новият персонал тепърва се адаптира, а клиентите имат своите високи очаквания.
И точно тогава най-често се случват едни и същи сценарии. Събота сутрин кафето не достига. Вечерта миксерите свършват в най-силния час. Хотелът остава без ключови продукти точно когато потокът е най-голям. И това не са изключения. Това са повтарящи се модели.
Подготовката като система, а не като импровизация
Успешните обекти не оставят старта на сезона на случайността. Те го разделят на ясни етапи. Първо е планирането – избор на асортимент, договаряне с доставчици, настройка на цени и меню. След това идва изграждането на базови наличности в ключовите категории, които не могат да си позволят липса. И накрая – корекции според реалното потребление в първите дни.
Това не е сложен модел, но е дисциплиниран. И именно тази дисциплина оказва влияние в най-напрегнатите седмици. В практиката все повече обекти използват готови списъци и повторяеми заявки – подход, който значително намалява риска от пропуски в критичните категории и прави управлението на наличности в ХоРеКа много по-стабилно.
„Подготовката за сезона в Бургас вече започва по-рано и е много по-структурирана. В навечерието на новия сезон добавихме и два нови партньора към платформата, за да отговорим по-добре на нуждите на обектите, защото тук всяка липса се усеща веднага“ - Даниел Асенов, акаунт мениджър за Югоизточен район, Бургас.
Всеки обект има различен ритъм
Една от честите грешки е да се търси универсално решение. В реалността различните типове обекти работят по различен начин. Барът има едни пикове, хотелът – други, кафенето – трети. Именно затова и рисковете са различни. Когато всички се подготвят по една и съща схема, най-често липсват точно онези продукти, които са най-критични за конкретния тип работа.
Точно тук добрата подготовка се свързва и с по-точно управление на доставки в ресторант или хотелски обект. Не става дума просто за наличности, а за това поръчките да следват реалния ритъм на работа.
Дигитални поръчки в ХоРеКа: Когато подготовката срещне структура
Именно затова все повече обекти започват да въвеждат по-структуриран подход към поръчките и управлението на наличностите в ХоРеКа. Историята на заявките, възможността за повторение и ясната видимост върху продукти и цени превръщат подготовката от теория в практика.
„Обекти, които продължават да правят поръчки по телефон, всъщност работят в постоянен режим на реакция. Това води до повече грешки, повече напрежение и по-малко контрол върху бизнеса“ - Даниел Асенов, търговски представител, Югоизточен район, Бургас.
Когато подготовката е подредена, процесът започва да работи по различен начин. Именно тук дигиталните поръчки в ХоРеКа започват да имат реална стойност. Sirvis, например, е като система за ред и начин на работа. Дава история на поръчките, възможност за бързо повторение и ясна видимост върху наличности и цени. Така подготовката престава да бъде интуитивна и се превръща в предвидим модел. Sirvis не е само софтуер за поръчки към доставчици, а инфраструктура на процеса, който когато е подреден, намаляват грешките, ускорява се заявяването, а управителите получават нещо безценно за сезона – време да мислят, вместо да реагират.
„Когато махнеш хаоса от операциите, даваш на хората си нещо много по-ценно от ефективност – даваш им време да бъдат истински добри в това, което правят: да създават преживяване“ - Златина Златева, изпълнителен директор на sirvis.bg.
По-доброто планиране не означава повече разходи
Когато говорим за оптимизация на поръчките в ХоРеКа, не говорим за това да се купува повече. Говорим за това да се купува по-точно. По-добрата подготовка означава по-добра преценка, по-малко пропуски и по-малко липси в най-важните моменти.
„Когато поръчките се структурират дигитално, виждаме до 30% по-висока средна стойност на заявките. Това не е резултат от повече разходи, а от по-добро планиране“ - Иван Александров, мениджър продажби в sirvis.bg.
Точно тук се вижда смисълът от по-доброто управление на доставките и по-ясната логика в заявките. Не защото обектът харчи повече, а защото намалява грешките и взима по-точни решения навреме.
Как да влезеш в сезона подготвен
Лятото не чака никого. Но за подготвените то не е хаос, а възможност. Възможност да работят по-спокойно, да обслужват по-добре и да реализират потенциала на най-силните месеци в годината.
Защото в крайна сметка успешният сезон не започва, когато клиентите дойдат. Той започва много по-рано – с решенията, които са взети навреме. Все по-често тази подготовка се подпомага от системи за ред в процеса като sirvis.bg, които дават структура на работата и спокойствие в най-напрегнатите дни. Sirvis не променя бизнеса отвън. Той подрежда начина, по който той работи отвътре.
