Европейски проект съветва как да се справим с купищата документи

Европейски проект ще обучи 40 души от България как да намалят купищата документи във фирмите си.

Те ще придобият знания как да въведат документален output management, за да повишат нивото на изходящата комуникация на компаниите, в които работят, както и квалификацията на служителите в тях.

Това пpедвижда

14-месечен проект с бюджет от 299 653 лв.,

който беше представен пред журналисти днес. Той е озаглавен "Ефективни, квалифицирани и конкурентоспособни чрез трансграничен обмен за популяризиране възможностите на документалния output management".

Осъществява се с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Развитие на човешките ресурси", съфинансирана от Европейския социален фонд на ЕС.

По пpекта работят Коммкеуст България ЕООД, в партньорство с Коммкуест ИТ Сървис ООД - Австрия.

"Всяка компания, която работи с документи, може да се възползва от този тип мениджмънт, за да има

по-богати като дизайн документи, договори, бланки, всякакъв тип документална комуникация с крайния клиент, достигайки пълна автоматизация,

по-висока ефективност и съответно намаляване на човешката грешка", обясни ръководителят на проекта и управител на Коммкуест България Полина Йорданова. Всъщност

документалният output management

се базира на компютърни програми, чрез които се обработват и съхраняват документите в електронен вариант (подобрява се изходящата документална комуникация).

По този начин могат да изграждат бизнес документи с добавена стойност, да интегрират персонализирано съдържание, а също да използват маркетингови послания за нови продукти и услуги.

Компаниите могат да добавят стойност към бизнес документи, използвайки информацията, която имат за своите клиенти.

Потребителите могат лесно да определят бизнес правилата за съдържанието, което ще се появи на документа,

дали да бъде текст или графика. Също могат  да  интегрират бързо и лесно рекламни и маркетингови  съобщения за насърчаване на допълнителни продажби и дори динамични графики.

Документите могат да бъдат отпечатани на всеки принтер,

изпратени по мейл, SMS

или по факс, намалявайки пощенските разходи, и дори индексирани  и архивирани в електронните системи за управление на документи.

Предвижда се да се пренесат успешни  практики от Австрия и ЕС чрез обмен на ноу-хау и добри практики и активно сътрудничество между целевите групи от двете страни. Целта е да се подобри качеството на работа и компетентността на заетите в компаниите чрез запознаване възможностите на документалния output management.

"Коммкуест Австрия", фирма с 15 години опит и е "златен" партньор на Xerox, трансферира знания и практики към българския офис на "Коммкуест" в областта на документалния оборот. Консултира също големи корпоративни клиенти в ЕС и за входяща комуникация, която включва автоматизирано сканиране на документи, документооборот и изходяща крайна комуникация с клиенти.

"Коммкуест" работят в Чехия, Унгария, Германия, а целта на този проект е тези добри практики да бъдат трансферирани към България, обясни Полина Йорданова.

Участниците в проекта са заети в малки, средни и големи предприятия

в сферата на услугите, финансови институции, мобилни оператори, електроразпределителни дружества и други.

Ще бъдат проучени възможните за добри практики в областта на документалния output management в България, Австрия и ЕС. След това ще се направи анализ и

ще се разработи уеб базирана платформа за обмен на иновативни подходи.

Ще има серия от обучения на представители на целевите групи, за да се задълбочат познанията по output management, включително посещения за обмяна на опит.

Проектът предвижда също огласяване на резултатите от работата и одит в края на изпълнението му.

Сред целите на проекта е да се създадат мрежи и партньорства между представители на различни страни с фокус върху възможностите за прилагане на документалния output management.

Цели се също да бъде социално включена застаряваща работна сила и да се подобрят възможностите за заетост и условията на труд за насърчаване на антидискриминацията и равните възможности за всички.