М ълчанието е израз на враждебност, дистанция, отчуждение.
Лекият, добронамерен разговор на приятна и за двете страни тема създава приятелска атмосфера и доверие, които са отлична среда за по-нататъшно развитие на бизнесвръзките. Те са "ордьовърът", който няма да ви "нахрани", но ще възбуди апетита ви за по-нататъшно сближаване.
Разговорът трябва да е кратък - няколко минути
Може да се проведе навсякъде - в коридора, асансьора, кабинета, по време на антракта, коктейла, деловия обяд.
Темата - приятна, универсална (времето, работата, злободневни и актуални въпроси, децата) или обща (еднакви увлечения, едни и същи посещавани места, сходно образование).
С нови познати е важно бързото и елегантно предварително проучване, пробването в няколко направления да се напипат интересите и темите на събеседника, без проява на нездраво любопитство. А също и "колекционирането" на любопитни случки, анекдоти, факти - интересни не само за вас, но и за другите. По време на такъв разговор
слушайте внимателно
Според Дейл Карнеги това е най-големият комплимент, който можем да направим на човека. Не прекъсвайте другия и не вземайте думата за дълго. Подавайте я на събеседника било с въпрос, било с кратка пауза.
Не отговаряйте лаконично само с "да" или "не" - обосновете се, добавете любопитна информация, развийте идеята си. Но не правете "археологически разкопки" в неуслужливите пластове на паметта си, като търсите имена и дати, които никога няма да си спомните, или като прибавяте отегчителни подробности, без отношение към разказа. Не се увличайте - няколко минути, не повече.
Помнете, разговорът трябва да е естествен и приятен и за двамата, не изкуствен и насилен.
Разговори по телефона
Телефонът е средство, чрез което може да се демонстрира както безупречен бизнесетикет, така и абсолютно безкултурие. Скъсяването на разстоянията чрез телефона е благо за бизнеса.
Но може да бъде и нетърпимо зло, като ви прави лесно достъпен за всеки по всяко време, без да се съобразява с вашето време, заетост, задачи в момента.
Какво е добре според деловия етикет за телефонните разговори?
Когато вдигнете слушалката при позвъняване, започнете със собственото си представяне: "Николай Димитров е на телефона" или "Център за организационно развитие и консултиране - слушам ви".
Този, който звъни, също се представя: "Казвам се Емил Пенчев и съм ваш клиент. Бих искал..."
Тази процедура е задължителна за бизнес етикета и е влязла в частните разговори на хората в цивилизованите страни, където с вдигането на слушалката произнасяте името си и чувате името на човека, който ви търси.
Разговори като: "Ало, кой е?", "А ти кого търсиш?", "А бе, ти кажи кой си!" и т.н. са израз на народопсихологията на подозрителността и страха, че ще се издадеш.
Попипайте събеседника си възможно ли му е да разговаря в момента - това е особено наложително за разговорите по клетъчни телефони. Не говорете дълго. Бъдете кратки - и заради този, с когото говорите, и заради тези, които очакват линията да се освободи, за да се обадят.
Изключвайте телефоните, когато имате посетител. Не допускайте порочната практика всеки следващ, който влиза в кабинета ви, да е с предимство пред вече присъстващите, а тези по телефона да са с двойно предимство пред всички. Това говори за лоша организация и че вие сте хаотичен човек.
Грешките по телефона са отличен индикатор за демонстрация на вашите бизнесобноски. Не хлопвайте слушалката с гилотиниращото "Грешка!". Това, че за другия вие сте анонимен, не ви освобождава от задължението да сте вежлив.
Ако погрешно са ви набрали, изчакайте дали няма да ви поискат допълнителна справка за уточняване на номера. Ако вие сте набрали погрешно, съобщете номера за сверка и се извинете, преди да затворите.
Заседанията
Тук можете или да блеснете публично, или публично да се изложите.
Водещият принцип при заседанието е да се чуят множество мнения и аргументи, да се срещнат различни гледни точки и на тази база да се вземе оптимално решение.
Това означава поддържане на атмосфера на демократичност, толерантност, откритост, отсъствие на заплаха. Вместо това често заседанията стават арена на самодоказване, самонатрапване, конкуренция.
Съществува основно правило в председателстването на заседанията - или добре ръководите, или добре участвате. Това означава, че в качеството си на водещ трябва да подготвите дневен ред и да организирате дискусия, да насърчавате хората да участват, да внимавате някой да не обсеби темата, да помагате обсъждането да върви напред последователно и обосновано, да предпазите групата от непродуктивни отклонения и от загуба на тезата (когато се забравя за какво говорим и пътьом подменяме темата).
Грешка е, ако заседанията се превърнат в монолог на ръководителя
и в налагане на негови варианти за решения. Или в тягостни поучения и порицания.
Не си позволявайте да се гаврите с когото и да било и не се шегувайте дебелашки. Но знайте, че елегантният хумор е прохлада за напрегнатата аудитория.
За участниците важи друго правило
Участвайте активно, но не се отнасяйте собственически с думата. Дайте възможност и на другите да изкажат своето мнение и аргументи. Изслушвайте се и не се прекъсвайте.
Не спорете и не вземайте повторно и трети път думата, за да набивате аргументи в подкрепа на своята теза. Това превръща дискусията в разправия. Хората имат уши и разум ? дайте им възможност сами да преценят и да решат.
Грижете се единствено да бъдете ясен, честен и разбираем. Не се горещете. Владейте се. Приемете с уважение общото решение, взето след гласуване.
Авторът проф. Сава Джонев е специалист по социална психология и организационно консултиране
