Най-добре работим сутрин

Колкото по-малко задачи възлагаме на екипите си, толкова те са по-ефективни.

Заключението е не на кого да е, а на Тони Шварц, световен консултант в областта на фирмената ефективност, пръв описал парадокса на продуктивността.

Господин Шварц, как се оказва така, че колкото по-малко задачи възлагаме на екипите, толкова те са по-ефективни?

Хората не са ангажирани с това, което правят, защото са буквално задушени под огромния обем изисквания и задачи. А когато започнем да чувстваме претоварване, се изключваме - това е съвсем нормална защитна реакция.

Започваме да се чувстваме напрегнати, разстроени, обезверени - все чувства, които не помагат за високи резултати. Именно в това се състои концепцията за парадокса на продуктивността, според която с колкото по-малко задачи се занимаваме, толкова сме по-продуктивни.

С какви аргументи убеждавате мениджърите, че тази ваша концепция е вярна?

Мениджърите - скептични или не - винаги търсят начини да повишат продуктивността. Стотици изследвания са доказали пряката връзка между ангажираността и постиженията.

Разполагаме с безспорни данни от "Гугъл", "Сони пикчърс", "Ернст енд Йънг" и "Уачовия", които показват, че обучения, които водят до разтоварване от задачите, силно повишават ангажираността в компаниите.

Това помага да убедим мениджърите, които имат съмнения в концепцията. Когато традиционните подходи не работят, шефовете на компании е добре да се огледат за нови идеи.

Как се променя отношението към работата през деня? Кога сме най-надъхани и съответно кога сме най-продуктивни?

Колкото технологиите се развиват, толкова повече работата отнема от живота ни. Трескавата активност изисква да платим незабележима, но сериозна цена: намалена способност за концентрирано внимание, по-малко време за отделните задачи, по-малко време да мислим задълбочено.

Защо обаче се налага този контрапродуктивен начин на работа? Той се крепи на широко разпространеното, но погрешно схващане, че човешките същества трябва да работят като компютри, при високи скорости, непрекъснато, за дълго време.

А в действителност най-мотивирани и продуктивни сме, когато балансираме периоди на интензивно съсредоточаване с такива на възстановяване.

Каква е връзката между ентусиазма и ефективността? Защо често срещаме амбициозни служители, които не са продуктивни?

През годините сме питали хиляди хора, включително спортисти, художници, сърдечни хирурзи, учители и студенти, полицаи и корпоративни директори: Как се чувствате, когато работите с пълния си капацитет?

С много малко изключения те описват усещания, свързани с висока позитивна енергия. По-малко очевидното заключение е, че не можем да се представяме на най-доброто си ниво, ако не изпитваме силни емоции и вдъхновение.

Казано по друг начин, всеки път, когато не се чувствате оптимисти, ангажирани, съсредоточени, ентусиазирани, значи сте под оптималните си възможности.

Съветвате “Управлявай енергията си, а не времето”. Звучи просто, но как се постига?

Времето е ограничено. Има 168 часа в седмицата и няма как да получим още. Но енергията може да бъде увеличавана и възстановявана. Ако можем да намерим начин да увеличим енергията си, значи ще увеличим и капацитета си.

Ако целенасочено задоволяваме четирите си ключови енергийни нужди - физически, емоционални, умствени и духовни, - можем да увеличим енергията си и да се научим да я управляваме по-ефективно, така че да сме по-енергични, съсредоточени, продуктивни и доволни.

За или против фиксираното работно време сте?

Понякога фиксираното работно време е неизбежно. Но повечето от нас работят неща, в които могат да са по-продуктивни, ако сами си определят часовете, в които да изпълняват задачите си.

Окуражаваме бизнес лидерите да казват ясно какво според тях означава успехът и да оценяват работата на хората по точни критерии, като обаче ги оставят сами да определят дневния си график.

В коя част на денонощието сме най-продуктивни?

В началото на деня, когато енергията ни е в своя пик и имаме най-малко разсейващи фактори. Най-ефикасният ритуал, който съм открил, е следният: най-важното да свърша първо.

Това означава още предишния ден да реша коя е най-съществената задача и на другия да отметна първо нея, с 60 до 90 минути усилие без прекъсване.

На какви интервали трябва да си почиваме и как да го правим, за да сме максимално полезни?

Енергията ни започва да намалява след 90 минути работа и това е времето, когато трябва да си отдъхнем. Колко ще трае паузата, зависи от енергията, която имаме.

В някои дни са достатъчни и две минути, в които да се протегнеш на бюрото и да си поемеш дълбоко дъх. В други са необходими поне 10, в които да излезеш навън. Трябва да разполагаш с няколко възможности - не количеството, а качеството на отдиха е важно.

Трябва да правиш нещо, което наистина възстановява енергията ти. Това може да означава да се изправиш и разтъпчеш, ако дотогава си седял, да хапнеш два залъка, да си пуснеш малко музика или да излезеш на чист въздух и слънце.

Вие сте журналист по професия. Имате повече от 25 години опит в световни медии. Кое ви накара да се откъснете от предишната си професия и да се насочите към организационната ефективност?

След успеха на книгата "Тръмп - изкуството на сделката", където съм съавтор с Доналд Тръмп, изпитах нужда да усетя по-дълбокия смисъл на наистина значимите неща в живота.

Затова се отдадох на изследвания и написах книгата "Какво наистина има значение: В търсене на мъдростта в Америка", тя излезе през 1996 г.

Докато пишех книгата, се срещнах с психолози, философи, мистици, лечители, хора на изкуството и учени - всички те имаха завладяващи виждания за мъдростта.

В крайна сметка стигнах до заключението, че всеки от тези експерти неизбежно се изкушава да стесни фокуса си върху един определен подход и че те могат да предложат само отделни парченца от далеч по-сложен пъзел. Жаден да изпробвам моите заключения в реалността, влязох в консултантския бизнес.

Кога се представяме най-добре в работата?

Първият ключ е да осъзнаем, че не можем просто да прахосваме енергия и да очакваме, че винаги ще имаме предостатъчно на разположение. И на индивидуално, и на организационно ниво трябва да започнем да ценим почивките.

Създадени сме да работим в 90-минутни цикли. Ако прехвърлим тази граница, започваме да черпим от запасите си. Хормоните на стреса като адреналин, кортизол и норадреналин са вредни, ако циркулират в организма ни твърде дълго.

Правят ни по-бързо реагиращи, но по-малко разсъдливи. Като знаете това, ще разберете, че да се отдъхва и да се възстановяват силите през деня е полезно в личен и в професионален план.

Вторият ключ е да задоволим своите четири основни нужди. Когато хората са по-здрави, по-щастливи, по-съсредоточени и по-емоционални за това, което правят, те са и по-ангажирани и се представят по-добре.

При непрекъснато повишаващите се изисквания ние сме принудени да извличаме повече от себе си, така е и при организациите, за които работим. Затова трябва да инвестираме повече в самите себе си, за да сме освободени, заредени с енергия и вдъхновени да се справяме добре всеки ден.

ТОНИ ШВАРЦ е един от най-популярните лектори по индивидуална и фирмена ефективност в САЩ.

Основател и главен изпълнителен директор е на консултантската компания The Energy Project. Обучавал е висшия мениджмънт на Sony, Google, Ernst& Young, IBM, Ford, Gap и на полицията в Лос Анджелис.

Последната му книга "Начинът, по който работим, не върши работа" бе публикувана през май т.г. и веднага стана бестселър. Бил е репортер в "Ню Йорк таймс", редактор в "Нюзуик" и автор в "Ескуайър" и "Фаст къмпъни". Завършил е в Университета на Мичиган, САЩ.