Как успешно да управляваме имейлите си

Повечето хора със сигурност прекарват доста време в електронната си поща, четейки новите си имейли и търсейки време да им отговорят.

Във всеки случай обаче това може да е успокояващо - колкото и да не ни се иска да признаем, ако спрем да получаваме имейли, със сигурност ще се почувстваме зле и ще започнем да се питаме какво не е наред, че входящата ни кутия стои празна, коментира Digital.bg. 

Тази комбинация от "мразя/обичам" е нещо, което всеки познава, но не знае как да се справи с нея, така че накрая се научава да се примирява.

Още повече че тук става дума само за служебните съобщения, а не и за всички останали известия от различни онлайн услуги, включително и "Фейсбук", "ЛинкдИн", или "Туитър". 

Понякога управлението на цялата тази информация става почти невъзможно и потребители са споделяли, че просто нямат сили да прочетат всички имейли, затова прибягват до най-старата практика за справяне с проблема - съобщенията се изтриват, и остава надеждата, че ако е имало нещо важно сред тях, то ще достигне до тях отново по един или друг начин.

Ето пет тактики за управление на електронната поща, преди ситуацията да е излязла извън контрол. 

1. Подреждайте кореспонденцията в различни папки

Всеки имейл клиент има различни начини за сортиране на мейлите, и дори и да няма опцията за създаване на папки, поне можете да разчитате на тагове, които да класифицират съобщенията в електронната ви поща.

По този начин ще можете да степенувате писмата си по приоритет и когато сте наистина претоварени, да четете само имейлите от най-важните податели, или по най-важните теми.

Така, дори и да ви се наложи да изтриете стари, непрочетени съобщения, можете да сте сигурни, че не сте пропуснали нещо важно. 

2. Създавайте автоматични правила

Много имейл клиенти предлагат опции за създаването на автоматични правила, с които да пренасочвате имейлите в дадена папка без да се налага да ги премествате ръчно.

Освен това тези правилата могат да бъдат настройвани за филтриране по различни ключови думи, което улеснява значително работата ви, а и помага да избегнете ръчното сортиране.

3. Не отлагайте онова, което можете да свършите веднага

Още преди десетилетие редица психолози по света започнаха разработки по темата за антистреса, които бяха базирани на разбирането, че онова, което може да се свърши за 1-2 минути, не трябва да бъде отлагано.

Това е особено полезно що се отнася до изпращането на кратки отговори на имейли, които се четат бързо.

Същото се отнася и до случаите, когато можете да копирате някой мейл в друга, по-подходяща папка, или да запишете прикачен файл в съответната директория за документи, за да го прегледате по-късно, без да се налага да търсите в електронната поща кога е бил изпратен. 

4. Изградете си собствена система на йерархичност, според собствените нужди

Различните сфери на бизнес изискват различни подходи в работата, и често се налага да си изградите собствена система за писане и изпращане на имейли според важността на даден клиент, или проект.

Разбира се, не е много важно, ако от време на време се налага да нарушавате тези правила, стига да е оправдано от работна гледна точка.

В общи линии обаче, правилата се градят около "клиентите са първи, след това колегите, и накрая идва всичко останало". 

5. Помолете хората, с които си пишете, да работят по този начин, който е най-лесен за вас

В повечето случаи това не означава да ви стане по-леко на чужд гръб, а само да помогнете на онези, които правят грешките, които и вие сте правили в миналото.