Как успешно да управляваме имейлите си
Източник: Digital.bg
4

Повечето хора със сигурност прекарват доста време в електронната си поща, четейки новите си имейли и търсейки време да им отговорят.

Във всеки случай обаче това може да е успокояващо - колкото и да не ни се иска да признаем, ако спрем да получаваме имейли, със сигурност ще се почувстваме зле и ще започнем да се питаме какво не е наред, че входящата ни кутия стои празна, коментира Digital.bg

Тази комбинация от "мразя/обичам" е нещо, което всеки познава, но не знае как да се справи с нея, така че накрая се научава да се примирява.

Още повече че тук става дума само за служебните съобщения, а не и за всички останали известия от различни онлайн услуги, включително и "Фейсбук", "ЛинкдИн", или "Туитър". 

Понякога управлението на цялата тази информация става почти невъзможно и потребители са споделяли, че просто нямат сили да прочетат всички имейли, затова прибягват до най-старата практика за справяне с проблема - съобщенията се изтриват, и остава надеждата, че ако е имало нещо важно сред тях, то ще достигне до тях отново по един или друг начин.

Ето пет тактики за управление на електронната поща, преди ситуацията да е излязла извън контрол. 

1. Подреждайте кореспонденцията в различни папки

Всеки имейл клиент има различни начини за сортиране на мейлите, и дори и да няма опцията за създаване на папки, поне можете да разчитате на тагове, които да класифицират съобщенията в електронната ви поща.

По този начин ще можете да степенувате писмата си по приоритет и когато сте наистина претоварени, да четете само имейлите от най-важните податели, или по най-важните теми.

Така, дори и да ви се наложи да изтриете стари, непрочетени съобщения, можете да сте сигурни, че не сте пропуснали нещо важно. 

2. Създавайте автоматични правила

Много имейл клиенти предлагат опции за създаването на автоматични правила, с които да пренасочвате имейлите в дадена папка без да се налага да ги премествате ръчно.

Освен това тези правилата могат да бъдат настройвани за филтриране по различни ключови думи, което улеснява значително работата ви, а и помага да избегнете ръчното сортиране.

3. Не отлагайте онова, което можете да свършите веднага

Още преди десетилетие редица психолози по света започнаха разработки по темата за антистреса, които бяха базирани на разбирането, че онова, което може да се свърши за 1-2 минути, не трябва да бъде отлагано.

Това е особено полезно що се отнася до изпращането на кратки отговори на имейли, които се четат бързо.

Същото се отнася и до случаите, когато можете да копирате някой мейл в друга, по-подходяща папка, или да запишете прикачен файл в съответната директория за документи, за да го прегледате по-късно, без да се налага да търсите в електронната поща кога е бил изпратен. 

4. Изградете си собствена система на йерархичност, според собствените нужди

Различните сфери на бизнес изискват различни подходи в работата, и често се налага да си изградите собствена система за писане и изпращане на имейли според важността на даден клиент, или проект.

Разбира се, не е много важно, ако от време на време се налага да нарушавате тези правила, стига да е оправдано от работна гледна точка.

В общи линии обаче, правилата се градят около "клиентите са първи, след това колегите, и накрая идва всичко останало". 

5. Помолете хората, с които си пишете, да работят по този начин, който е най-лесен за вас

В повечето случаи това не означава да ви стане по-леко на чужд гръб, а само да помогнете на онези, които правят грешките, които и вие сте правили в миналото.  
Коментари 4
Кирилица:
Фонетична
Имате 2000 позволени символа

* Моля, коментирайте конкретната статия и използвайте кирилица! Не се толерират мнения с обидно или нецензурно съдържание, на верска или етническа основа, както и написани само с главни букви!

4 коментара
 
Обратно в сайта X

ДОСТЪП ЗА ЛОГНАТИ ПОТРЕБИТЕЛИ За да пишете, оценявате или докладвате коментари, моля логнете се в профила си.

  1. Запомни ме
забравена парола Полетата маркирани с * са задължителни
Полето Потребителско име не трябва да е празно.
Полето E-mail не трябва да е празно.
Полето Парола не трябва да е празно.
Полето Повторете паролата не трябва да е празно.
  1. Декларирам, че съм се запознал с Общите условия за ползване на услугите на Нетинфо.
Полетата маркирани с * са задължителни

Последни

Джо Байдън

Байдън: САЩ се изтеглят от Афганистан

Свят Преди 6 часа

Български контингент ще бъде изтеглен съгласно решенията, взети от съюзниците

Питбул нахапа жестоко главата на момиче в София

Питбул нахапа жестоко главата на момиче в София

България Преди 8 часа

Момиченцето е с множество рани и травми по главата

Защо приемане на Украйна в НАТО би било ужасна грешка

Защо приемане на Украйна в НАТО би било ужасна грешка

Свят Преди 9 часа

„Телеграф”: Украйна трябва да извърви дълъг път

Манолова: Бих подкрепила Митева от „Има такъв народ”

Манолова: Бих подкрепила Митева от „Има такъв народ”

България Преди 12 часа

Групата на „Изправи се! Мутри вън!” ще реши утре, когато има официално предложение

Кьовеши иска от България други кандидати за европрокурори

Кьовеши иска от България други кандидати за европрокурори

България Преди 12 часа

Към момента, от десет предложени кандидатури, са избрани само трима

Ваксината на Астра Зенека

Дания, директор припадна: Спираме с „АстраЗенека”

Теми в развитие Преди 12 часа

Дания спира напълно ваксинирането с „АстраЗенека”

Гърция разхлабва мерките, кои ограничения ще отпаднат

Гърция разхлабва мерките, кои ограничения ще отпаднат

Теми в развитие Преди 12 часа

Южната ни съседка обяви, че от средата на май ще отвори туристическия си сектор

Рябков към САЩ: Внимавайте, играете си с нервите на Русия

Рябков към САЩ: Внимавайте, играете си с нервите на Русия

Свят Преди 14 часа

Руски военни кораби започнаха стрелби в Черно море

Мадона, Лурдес

Мадона шашна със снимка на дъщеря си

Любопитно Преди 14 часа

Един детайл от снимката предизвика дебати

Позиция на NOVA

Позиция на NOVA

България Преди 14 часа

Във връзка с допусната неволна репортерска грешка със замяна на имената на две политически формации

Дамаск, Сирия

Какво цели Русия с ескалациите в Украйна и Сирия

Свят Преди 14 часа

Първите три месеца на годината показват тревожни сигнали относно бъдещето на конфликтите в няколко района на света, пише Руслан Трад в анализ за Vesti.bg

Тежка катастрофа на пътя Шумен - Варна, има пострадали

Тежка катастрофа на пътя Шумен - Варна, има пострадали

България Преди 14 часа

Движението в участъка е затруднено, осъществява се в една лента

КПКОНПИ

КПКОНПИ внесе иск срещу Красимир Живков

България Преди 16 часа

Искът е за 871 033,67 лв

Проучване: Обездвижването увеличава риска от смърт при Ковид-19

Проучване: Обездвижването увеличава риска от смърт при Ковид-19

Теми в развитие Преди 16 часа

Хората с ниска физическа активност по-често попадали в интензивните отделения и не успявали да се преборят с болестта, предупреждават изследователите

Предимството да плащаме битовите си сметки онлайн

Предимството да плащаме битовите си сметки онлайн

Любопитно Преди 17 часа

Дигиталното банкиране е достъпно и сигурно, а транзакциите, които правим, са лесно проследими

Facebook тества приложение за видео запознанства

Facebook тества приложение за видео запознанства

Технологии Преди 17 часа

То ще премахне профилите и стандартните съобщения